Correspondence Module: Document Workflows and Tracking

The Correspondencia module is Corpen’s document routing and tracking engine. It handles the full lifecycle of both inbound documents (radicados) and outbound official communications (oficios de salida), organized around configurable workflow processes and document retention rules. Every action in the module—creating a radicado, assigning a process, closing a file—is written to a persistent audit trail. The module is accessible under /correspondencia and requires the auth middleware on all routes.

Sub-resource Overview

Route prefix	Resource	Purpose
`correspondencias`	`CorrespondenciaController`	Inbound correspondence CRUD (radicados)
`comunicaciones-salida`	`ComunicacionSalidaController`	Outbound official communications with auto folio generation
`trds`	`TrdController`	Document retention table (Tabla de Retención Documental) entries
`plantillas`	`PlantillaController`	Letter/document templates
`flujos`	`FlujoDeTrabajoController`	Workflow definitions (groupings for processes)
`procesos`	`ProcesoController`	Process steps within a workflow; user assignments; state permissions
`notificaciones`	`NotificacionController`	Notification records with read-marking
`estados`	`CorrEstadoController`	State master data for correspondence records
`medios-recepcion`	`MedioRecepcionController`	Reception media types (e.g., email, physical mail)
`correspondencias-procesos`	`CorrespondenciaProcesoController`	Process tracking history per radicado with `marcarNotificado`
`tablero`	`CorrespondenciaController::tablero`	KPI dashboard: total, overdue, pending, finalized

Full Route Reference

# Dashboard
GET  /correspondencia/tablero                                     correspondencia.tablero
GET  /correspondencia/tablero/pdf                                 correspondencia.tablero.pdf

# Inbound Correspondence
GET    /correspondencia/correspondencias                          correspondencia.correspondencias.index
GET    /correspondencia/correspondencias/create                   correspondencia.correspondencias.create
POST   /correspondencia/correspondencias                          correspondencia.correspondencias.store
GET    /correspondencia/correspondencias/{id}                     correspondencia.correspondencias.show
GET    /correspondencia/correspondencias/{id}/edit                correspondencia.correspondencias.edit
PUT    /correspondencia/correspondencias/{id}                     correspondencia.correspondencias.update
DELETE /correspondencia/correspondencias/{id}                     correspondencia.correspondencias.destroy
GET    /correspondencia/correspondencias/{id}/historial-pdf       correspondencia.correspondencias.historialPdf

# AJAX Endpoints
GET  /correspondencia/ajax/trds-por-flujo/{flujo_id}             correspondencia.ajax.trds.flujo
GET  /correspondencia/ajax/remitente-por-codigo/{cod_ter}        correspondencia.ajax.remitente.codigo

# Outbound Communications
GET    /correspondencia/comunicaciones-salida                     correspondencia.comunicaciones-salida.index
GET    /correspondencia/comunicaciones-salida/create              correspondencia.comunicaciones-salida.create
POST   /correspondencia/comunicaciones-salida                     correspondencia.comunicaciones-salida.store
GET    /correspondencia/comunicaciones-salida/{id}                correspondencia.comunicaciones-salida.show
PUT    /correspondencia/comunicaciones-salida/{id}                correspondencia.comunicaciones-salida.update
DELETE /correspondencia/comunicaciones-salida/{id}                correspondencia.comunicaciones-salida.destroy
GET    /correspondencia/comunicaciones-salida/{id}/descargar-pdf  correspondencia.comunicaciones-salida.descargarPdf

# TRD
GET  /correspondencia/trds                                        correspondencia.trds.index  (resource)

# Workflow Processes
POST   /correspondencia/procesos/bulk                             correspondencia.procesos.bulk
GET    /correspondencia/procesos                                  correspondencia.procesos.index (resource)
POST   /correspondencia/procesos/{proceso}/asignar-usuario        correspondencia.procesos.asignarUsuario
DELETE /correspondencia/procesos/{proceso}/remover-usuario/{user_id}  correspondencia.procesos.removerUsuario
POST   /correspondencia/procesos/{proceso}/guardar-estado         correspondencia.procesos.guardarEstado
DELETE /correspondencia/procesos/estado/{id}                      correspondencia.procesos.eliminarEstado
GET    /correspondencia/ajax/usuarios-proceso/{proceso_id}        correspondencia.ajax.usuarios.proceso

# Notifications
POST /correspondencia/notificaciones/{id}/marcar-leida            correspondencia.notificaciones.marcarLeida

# Tracking
POST /correspondencia/correspondencias-procesos/{id}/marcar-notificado  correspondencia.correspondencias-procesos.marcarNotificado

Database Tables

The module uses the following tables, all prefixed with corr_:

Table	Purpose
`corr_correspondencia`	Inbound radicado records
`corr_comunicaciones_salida`	Outbound oficios
`corr_trd`	Retention table entries
`corr_flujo_de_trabajo`	Workflow definitions
`corr_procesos`	Process steps
`corr_procesos_users`	User–process assignments (pivot)
`corr_estados`	State catalog
`corr_estados_procesos`	State permissions per process
`corr_plantillas`	Document templates
`corr_notificaciones`	Notification records
`corr_medio_recepcion`	Reception media types
`corr_correspondencia_proceso`	Per-radicado process tracking history

Inbound Correspondence Handling Workflow

Create the radicado

Navigate to GET /correspondencia/correspondencias/create. The form auto-populates the next id_radicado by incrementing the current maximum. Fill in the required fields and submit.

// Validation rules for correspondence store
'id_radicado'       => 'required|string|unique:corr_correspondencia,id_radicado',
'fecha_solicitud'   => 'required|date',
'asunto'            => 'required|string|max:500',
'medio_recibido'    => 'required|exists:corr_medio_recepcion,id',
'remitente_id'      => 'required',
'trd_id'            => 'required',
'flujo_id'          => 'required',
'estado_id'         => 'required',
'documento_arc'     => 'nullable|file|mimes:pdf,doc,docx,jpg,jpeg,png|max:51200',

The attached file (up to 50 MB) is stored on S3 at corpentunida/correspondencia/rad{id_radicado}_{timestamp}.{ext}. The path is stored as a JSON array in documento_arc, enabling multiple file accumulation on subsequent edits.

Review TRD deadline

Open the radicado’s detail view at GET /correspondencia/correspondencias/{id}. The view calculates the retention deadline using Carbon::parse($correspondencia->fecha_solicitud)->addYears($trd->tiempo_gestion) and displays the remaining interval. Use the AJAX endpoint GET /correspondencia/ajax/trds-por-flujo/{flujo_id} to load available TRDs dynamically when the flujo selector changes.

Assign to a workflow process

From the detail view, select one of the available Proceso steps associated with the radicado’s workflow. The process panel loads user assignments and permitted states from corr_procesos_users and corr_estados_procesos.

Add process tracking entry

Create a correspondencias-procesos record to document the action taken. After creation, call POST /correspondencia/correspondencias-procesos/{id}/marcar-notificado to flag the entry as notified.

Add files on update

Editing a radicado (PUT /correspondencia/correspondencias/{id}) appends new attachments to the existing JSON array without overwriting history. The finalizado boolean flag closes the record; the audit message is updated to FIN CORRESPONDENCIA ID {radicado}.

Generate the history PDF

Call GET /correspondencia/correspondencias/{id}/historial-pdf to stream a DomPDF-generated document with the full process history, user names, and reception details for the radicado.

Outbound Communications and PDF

The outbound communication PDF is rendered as an interactive web preview (not a forced download). ComunicacionSalidaController::descargarPdf() loads a background JPEG (resources/views/correspondencia/comunicaciones_salida/fondo_de_pdf.jpg) and the signer’s digital signature image from S3, both converted to Base64 strings before being passed to the Blade view. This avoids CORS issues when rendering external images in the browser. If S3 is unreachable, the preview renders without the signature rather than returning a 500 error.

When creating an outbound communication at POST /correspondencia/comunicaciones-salida, the controller auto-generates the folio number in the format OF-{YYYY}-{XXXX} by padding the next sequential ID:

$anioActual = date('Y');
$ultimoId = ComunicacionSalida::max('id_respuesta') ?? 0;
$nuevoConsecutivo = str_pad($ultimoId + 1, 4, '0', STR_PAD_LEFT);
$data['nro_oficio_salida'] = "OF-{$anioActual}-{$nuevoConsecutivo}";

Valid estado_envio values are: Generado, Enviado por Email, Notificado Físicamente. The digital signature image is stored on S3 at the firmas/ path. Only radicados that do not already have an associated ComunicacionSalida record are shown in the creation form’s select.

Document Retention Tables (TRD)

Each TRD entry maps a serie_documental (documentary series) to a flujo_id and defines two retention periods:

// Validation rules for TRD store
'serie_documental'  => 'required|string|max:100',
'tiempo_gestion'    => 'required|integer|min:0',   // active retention in years
'tiempo_central'    => 'required|integer|min:0',   // central archive retention in years
'disposicion_final' => 'required|in:conservar,eliminar',
'usuario_id'        => 'required|exists:users,id',
'fk_flujo'          => 'required|exists:corr_flujo_de_trabajo,id',

When viewing a radicado’s detail, the time remaining before the tiempo_gestion deadline is computed via CarbonInterval::instance(now()->diff($limite)) and surfaced in the UI.

Process Management

Processes are the individual workflow steps that route correspondence. Each Proceso belongs to a FlujoDeTrabajo, has a tiempo_respuesta_dias field, and supports both user assignment and state permissions.

Assign a user
Remove a user
Save a state permission
Get process users (AJAX)

POST /correspondencia/procesos/{proceso}/asignar-usuario
Body: { user_id: required|exists:users,id, detalle: nullable|string }

Uses syncWithoutDetaching on the usuarios() many-to-many, so re-assigning a previously removed user reactivates them (activo = 1) without duplicating the pivot row.

DELETE /correspondencia/procesos/{proceso}/remover-usuario/{user_id}

Sets activo = 0 on the pivot via updateExistingPivot. The record is not deleted, preserving audit history.

POST /correspondencia/procesos/{proceso}/guardar-estado
Body: { id_estado: required|exists:corr_estados,id, detalle: nullable|string }

Uses EstadoProceso::updateOrCreate() to add or reactivate a permitted state for this process step.

GET /correspondencia/ajax/usuarios-proceso/{proceso_id}
Response: JSON array of ProcesoUsuario records with nested usuario relation

Dashboard KPIs

The tablero at GET /correspondencia/tablero computes four KPI counts from the filtered dataset:

$kpis = [
    'total'       => (clone $kpiQuery)->count(),
    'vencidos'    => (clone $kpiQuery)->where('finalizado', false)
                        ->whereHas('trd', fn($q) => $q->whereRaw(
                            'DATE_ADD(corr_correspondencia.fecha_solicitud,
                             INTERVAL corr_trd.tiempo_gestion DAY) < NOW()'
                        ))->count(),
    'pendientes'  => (clone $kpiQuery)->where('finalizado', false)->count(),
    'finalizados' => (clone $kpiQuery)->where('finalizado', true)->count(),
];

The PDF report version (GET /correspondencia/tablero/pdf) streams a DomPDF A4 landscape document with the same filters applied. Access to both the tablero and its PDF is gated by the candirect:correspondencia.usuario.admin middleware.

Core Modules

Finance & Accounting

Operations

CRM & Engagement

Correspondence Module: Document Workflows and Tracking

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Outbound Communications and PDF

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