Lugares y dependencias

Este módulo cubre tres conceptos relacionados que estructuran el inventario de forma física y administrativa:

Ubicaciones

Espacios físicos donde residen los bienes: oficinas, aulas, laboratorios, depósitos.

Dependencias

Unidades administrativas o académicas propietarias o custodias de los bienes.

Responsables

Personas asignadas como custodias de cada ubicación.

Ubicaciones

Navegar a: Sidebar → Categorías → Lugares y dependencias (pestaña Ubicaciones)

Tabla `ubicaciones`

Cada ubicación pertenece a una dependencia y puede tener un responsable asignado directamente en el registro.

CREATE TABLE `ubicaciones` (
  `id`                  int(11)      NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `dependencia_id`      int(11)      NOT NULL,          -- FK a dependencias.id
  `nombre`              varchar(150) NOT NULL,
  `descripcion`         text         DEFAULT NULL,       -- Código de bien nacional / referencia
  `responsable`         varchar(200) DEFAULT NULL,
  `telefono`            varchar(50)  DEFAULT NULL,
  `email`               varchar(100) DEFAULT NULL,
  `activo`              tinyint(1)   DEFAULT 1,
  `fecha_creacion`      timestamp    NOT NULL DEFAULT current_timestamp(),
  `fecha_actualizacion` timestamp    NOT NULL DEFAULT current_timestamp()
                                               ON UPDATE current_timestamp(),
  PRIMARY KEY (`id`),
  CONSTRAINT `ubicaciones_ibfk_1`
    FOREIGN KEY (`dependencia_id`) REFERENCES `dependencias` (`id`)
);

Descripción de columnas

Columna	Tipo	Descripción
`id`	`int` AUTO_INCREMENT	Identificador único
`dependencia_id`	`int` NOT NULL	Dependencia a la que pertenece la ubicación
`nombre`	`varchar(150)`	Nombre del espacio físico
`descripcion`	`text`	Código de referencia del bien nacional asociado (ej. `0101`, `010201`)
`responsable`	`varchar(200)`	Nombre del responsable de la ubicación
`telefono`	`varchar(50)`	Teléfono de contacto
`email`	`varchar(100)`	Correo de contacto
`activo`	`tinyint(1)`	`1` = activa, `0` = inactiva

El campo descripcion se usa en la práctica como el código de bien nacional de la ubicación (ej. 0101 para OFICINA DEL RECTOR, 030104 para SERVICIOS ADMINISTRATIVOS). Este código refleja la estructura jerárquica numérica del inventario institucional.

Estructura jerárquica de ubicaciones

Las ubicaciones de UPTAG siguen un esquema de codificación numérica que representa la jerarquía física. El código se construye concatenando los niveles:

Dependencia  Área      Sub-área    Espacio
    01         01          01        02
    │          │           │         │
    └── Rectoría           │         └── Archivo Rectoría
               └── Oficina del Rector

Ejemplos de la data de RECTORÍA:

Código	Ubicación
`0101`	OFICINA DEL RECTOR
`010101`	SECRETARIA RECTORÍA
`01010102`	ARCHIVO RECTORÍA
`01010103`	DEPÓSITO RECTORÍA
`010102`	SALA DE REUNIONES DE RECTORÍA

Tipos de ubicación

Al registrar una ubicación en registrar_ubicacion.php, debes seleccionar un tipo:

PNF

Programa Nacional de Formación. Unidades académicas por programa.

Sede

Sede principal o extensiones universitarias.

Edificio

Edificios del campus universitario.

Piso / Nivel

Niveles dentro de un edificio.

Oficina

Oficinas administrativas o académicas.

Aula

Salas de clases.

Laboratorio

Laboratorios de investigación o prácticas.

Otro

Sala de reuniones, área común, depósito, etc.

Registrar una ubicación

Navegar a: Sidebar → Categorías → Registrar ubicación (registrar_ubicacion.php)

Completa los datos obligatorios

Los campos marcados con asterisco son requeridos por el formulario:

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre	Sí	Nombre del espacio físico (máx. 150 caracteres)
Tipo	Sí	Selecciona uno de los tipos listados arriba
Dependencia	No	Vincula la ubicación a una dependencia
Dirección / Referencia	No	Ej.: Primer piso, edificio principal
Responsable	No	Nombre del responsable
Teléfono	No	Ej.: `0251-1234567`
Observaciones	No	Información adicional

Envía el formulario

Haz clic en Registrar Ubicación. El sistema verifica que no exista otra ubicación con el mismo nombre antes de insertar.

// Validación de nombre único en registrar_ubicacion.php
$stmt_check = $conn->prepare(
  "SELECT id FROM ubicaciones WHERE nombre = ?"
);

Verifica en el listado

Vuelve a Lugares y dependencias y confirma que la nueva ubicación aparece en la pestaña Ubicaciones.

El campo dependencia_id es NOT NULL en la definición de la tabla. Asegúrate de que existan dependencias registradas antes de crear ubicaciones.

Datos de ejemplo

El archivo ubicaciones_dependencias.sql incluye más de 500 ubicaciones precargadas para las dependencias de UPTAG. Los primeros registros de cada dependencia ilustran el patrón:

-- RECTORÍA (dependencia_id = 1)
INSERT INTO ubicaciones (dependencia_id, nombre, descripcion, activo) VALUES
  (1, 'OFICINA DEL RECTOR',            '0101',   1),
  (1, 'SECRETARIA RECTORIA',           '010101', 1),
  (1, 'ARCHIVO RECTORIA',              '01010102', 1);

-- VICERECTORADO ACADÉMICO (dependencia_id = 2)
  (2, 'VICERECTORADO ACADEMICO JEFATURA', '0201',   1),
  (2, 'COORDINACION DE BIBLIOTECAS',      '0203',   1);

-- OGA (dependencia_id = 3)
  (3, 'UNIDAD DE BIENES NACIONALES',    '03010404', 1),
  (3, 'CONTABILIDAD',                   '03010401', 1);

Dependencias

Navegar a: Sidebar → Categorías → Lugares y dependencias (pestaña Dependencias)

Tabla `dependencias`

CREATE TABLE `dependencias` (
  `id`                  int(11)      NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `nombre`              varchar(150) NOT NULL,
  `codigo`              varchar(20)  DEFAULT NULL,
  `tipo`                enum('Administrativa','Academica','PNF','Laboratorio','Otra')
                                     DEFAULT 'Otra',
  `responsable_nombre`  varchar(150) DEFAULT NULL,
  `responsable_cedula`  varchar(20)  DEFAULT NULL,
  `direccion`           varchar(255) DEFAULT NULL,
  `ciudad`              varchar(100) DEFAULT NULL,
  `estado`              varchar(100) DEFAULT NULL,
  `activo`              tinyint(1)   DEFAULT 1,
  `fecha_creacion`      timestamp    NOT NULL DEFAULT current_timestamp(),
  `fecha_actualizacion` timestamp    NOT NULL DEFAULT current_timestamp()
                                               ON UPDATE current_timestamp(),
  PRIMARY KEY (`id`),
  UNIQUE KEY `uk_dependencia_codigo` (`codigo`)
);

Descripción de columnas

Columna	Tipo	Descripción
`id`	`int` AUTO_INCREMENT	Identificador único
`nombre`	`varchar(150)`	Nombre oficial de la dependencia
`codigo`	`varchar(20)` UNIQUE	Código de dos dígitos (ej. `01`, `02`)
`tipo`	`enum`	Clasifica la dependencia: `Administrativa`, `Academica`, `PNF`, `Laboratorio`, `Otra`
`responsable_nombre`	`varchar(150)`	Nombre del responsable institucional
`responsable_cedula`	`varchar(20)`	Cédula del responsable institucional
`direccion`	`varchar(255)`	Dirección postal
`ciudad` / `estado`	`varchar(100)`	Localización geográfica
`activo`	`tinyint(1)`	`1` = activa, `0` = inactiva

Tipos de dependencia

Administrativa
Academica
PNF
Laboratorio
Otra

Unidades de gestión institucional: Rectoría, OGA, Auditoría Interna, OTIC, etc.

Dependencias predeterminadas

Al instalar la base de datos se cargan nueve dependencias. Las primeras tres son las más comunes en el inventario:

Código	Nombre	Tipo
`01`	RECTORÍA - UPTAG	Administrativa
`02`	VICERECTORADO ACADÉMICO	Academica
`03`	OFICINA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (OGA)	Administrativa
`04`	DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO	Administrativa
`05`	SINDICATOS	Otra
`06`	CENTRO DE ESTUDIANTES	Otra
`07`	AUDITORÍA INTERNA	Administrativa
`08`	DEPÓSITO GENERAL	Administrativa
`09`	TERCEROS	Otra

Relación con ubicaciones y bienes

dependencias
    │
    └── ubicaciones (dependencia_id)
              │
              └── bienes (ubicacion_id)

El listado de dependencias en lugares_dependencias.php muestra el conteo de ubicaciones asociadas a cada una mediante un LEFT JOIN con conteo:

// Consulta en lugares_dependencias.php
$result = $conn->query(
  "SELECT d.*, COUNT(u.id) as total_ubicaciones
   FROM dependencias d
   LEFT JOIN ubicaciones u ON d.id = u.dependencia_id
   GROUP BY d.id
   ORDER BY d.nombre ASC"
);

Asignar responsables

Navegar a: Sidebar → Categorías → Agregar responsables (editar_lugares_dependencias.php) Esta pantalla permite asignar o actualizar el responsable de cada ubicación directamente desde una tabla editable. Es el único lugar donde se modifica el campo responsable de una ubicación sin tener que volver a crear el registro desde cero.

Cómo asignar un responsable

Ubica la fila de la ubicación

Usa el buscador de la página para filtrar por nombre de ubicación. La tabla muestra TOTAL UBICACIONES, DEPENDENCIAS, CON RESPONSABLE y SIN RESPONSABLE en las tarjetas de estadísticas.

Edita los campos en la tabla

Los campos Responsable, Teléfono y Email son editables directamente en la fila. Haz clic sobre el campo, escribe el valor y pasa al siguiente.

// Campos enviados al servidor (editar_lugares_dependencias.php)
$responsable = trim($_POST['responsable'] ?? '');
$telefono    = trim($_POST['telefono']    ?? '');
$email       = trim($_POST['email']       ?? '');

Guarda con el botón ✓

Haz clic en el botón ✓ al final de la fila para guardar. El sistema valida que el campo Responsable no esté vacío y luego ejecuta:

$sql = "UPDATE ubicaciones
        SET responsable = ?,
            telefono    = ?,
            email       = ?
        WHERE id = ?";

El nombre del responsable es obligatorio al guardar desde esta pantalla. Teléfono y email son opcionales.

Impacto en el dashboard

El widget Responsables del dashboard cuenta las ubicaciones que tienen el campo responsable con un valor no nulo. Mantener esta información actualizada asegura que el conteo del dashboard refleje la cobertura real de custodia.

// Cálculo de estadísticas en editar_lugares_dependencias.php
$con_responsable    = count(array_filter($todas_ubicaciones,
  fn($u) => !empty($u['responsable'])));
$sin_responsable    = count(array_filter($todas_ubicaciones,
  fn($u) =>  empty($u['responsable'])));

Tabla `responsables` (entidad separada)

Además del campo responsable en ubicaciones, el sistema cuenta con una tabla responsables independiente para registrar personas con cédula, cargo y vínculos formales a dependencias y ubicaciones:

CREATE TABLE `responsables` (
  `id`            int(11)     NOT NULL AUTO_INCREMENT,
  `cedula`        varchar(20) NOT NULL,
  `nombres`       varchar(100) NOT NULL,
  `apellidos`     varchar(100) NOT NULL,
  `cargo`         varchar(100) DEFAULT NULL,
  `dependencia_id`int(11)     DEFAULT NULL,
  `ubicacion_id`  int(11)     DEFAULT NULL,
  `telefono`      varchar(50) DEFAULT NULL,
  `email`         varchar(100)DEFAULT NULL,
  `activo`        tinyint(1)  DEFAULT 1,
  PRIMARY KEY (`id`),
  UNIQUE KEY `uk_responsable_cedula` (`cedula`)
);

Esta tabla se usa en los movimientos de bienes (movimientos.responsable_origen_id / responsable_destino_id) y en el control perceptivo.

Usa editar_lugares_dependencias.php para la asignación rápida de responsables por nombre. Usa la tabla responsables cuando necesites registrar formalmente a una persona con cédula y cargo para los actos administrativos de movimiento.

Introducción

Primeros Pasos

Gestión de Bienes

Organización

Reportes

Administración

Referencia

Ubicaciones

Dependencias

Responsables

Ubicaciones

Tabla `ubicaciones`

Descripción de columnas

Estructura jerárquica de ubicaciones

Tipos de ubicación

PNF

Sede

Edificio

Piso / Nivel

Oficina

Aula

Laboratorio

Otro

Registrar una ubicación

Datos de ejemplo

Dependencias

Tabla `dependencias`

Descripción de columnas

Tipos de dependencia

Dependencias predeterminadas

Relación con ubicaciones y bienes

Asignar responsables

Cómo asignar un responsable

Impacto en el dashboard

Tabla `responsables` (entidad separada)

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Introducción

Primeros Pasos

Gestión de Bienes

Organización

Reportes

Administración

Referencia

Ubicaciones

Dependencias

Responsables

​Ubicaciones

​Tabla ubicaciones

​Descripción de columnas

​Estructura jerárquica de ubicaciones

​Tipos de ubicación

PNF

Sede

Edificio

Piso / Nivel

Oficina

Aula

Laboratorio

Otro

​Registrar una ubicación

​Datos de ejemplo

​Dependencias

​Tabla dependencias

​Descripción de columnas

​Tipos de dependencia

​Dependencias predeterminadas

​Relación con ubicaciones y bienes

​Asignar responsables

​Cómo asignar un responsable

​Impacto en el dashboard

​Tabla responsables (entidad separada)

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Ubicaciones

Tabla `ubicaciones`

Descripción de columnas

Estructura jerárquica de ubicaciones

Tipos de ubicación

Registrar una ubicación

Datos de ejemplo

Dependencias

Tabla `dependencias`

Descripción de columnas

Tipos de dependencia

Dependencias predeterminadas

Relación con ubicaciones y bienes

Asignar responsables

Cómo asignar un responsable

Impacto en el dashboard

Tabla `responsables` (entidad separada)