Ciclo de vida
Las cotizaciones atraviesan los siguientes estados almacenados en el campoestado:
| Estado | Descripción |
|---|---|
pendiente | Borrador en edición por el creador |
en_proceso | En proceso de revisión o aprobación |
aprobada | Aprobada técnica y financieramente |
rechazada | Rechazada en alguna etapa de aprobación |
Crear una cotización
Datos generales
Completa los campos principales de la cotización:
- Nombre: título descriptivo del servicio
- Código: se genera automáticamente con el formato
EOEP-BOG-YYYYMMDD-{id} - Cliente: nombre de la empresa o persona natural
- Contacto: nombre del interlocutor en el cliente
- Cargo: cargo del contacto
- Referencia: número o descripción de la licitación o solicitud
- Alcance: descripción del alcance técnico del servicio
- Vigencia: período de validez de la oferta
- Días que dura el servicio (
dias_dura_servicio): duración total del contrato - Estimado de inicio (
estimado_inicio): fecha proyectada de inicio - Forma de pago (
forma_pago): condiciones de pago acordadas - Otras condiciones (
otras_condiciones): cláusulas adicionales del contrato - Observaciones: notas internas
- Gerencia: área gerencial responsable
Ítems de cotización
Un ítem de cotización (
ItemCotizacione) representa una línea de la oferta económica. Cada ítem tiene:- Número: posición secuencial en la oferta
- Nombre: descripción del ítem (por ejemplo, “Operación zona norte”)
- Unidad: unidad de medida del ítem
- Cantidad (
cantidad): factor multiplicador que se aplica a todos los recursos de ese ítem
Recursos por ítem
Para cada ítem, agrega los recursos necesarios en las pestañas del constructor. Cada recurso se registra como una revisión asociada al ítem, con su propia cantidad y unidad.Las pestañas disponibles son:
| Pestaña | Tipo de recurso |
|---|---|
| Personal | Trabajadores y costos laborales |
| Herramientas | Herramientas con depreciación |
| Equipos | Equipos con depreciación |
| Consumibles | Materiales e insumos |
| Vehículos | Transporte y movilización |
| Oficinas | Costos de espacios físicos |
| Aseo | Servicios de limpieza |
| Servicios | Servicios especializados de terceros |
| Viáticos | Gastos de viaje y alimentación |
| Comunicaciones | Telefonía y conectividad |
| Otros | Costos misceláneos |
| AIU | Administración, Imprevistos y Utilidad |
Configurar AIU
En la pestaña AIU define los porcentajes de administración, imprevistos y utilidad, el tipo de contrato y si el AIU debe mostrarse desglosado o incluido en los precios unitarios. Consulta Cálculo AIU para más detalles.
Previsualizar y enviar a aprobación
Usa la opción de previsualización para revisar el desglose completo de costos con AIU e IVA aplicados. Cuando la cotización esté lista, envíala al flujo de aprobación. Consulta Flujo de aprobaciones para ver cómo funciona.
Revisiones de recursos
Dentro de cada ítem, cada recurso agregado se registra como una revisión (Revision). Una revisión contiene:
- La referencia al recurso (personal, herramienta, equipo, consumible, etc.)
- La cantidad usada en ese ítem
- La unidad de medida (
Dia Habil,Dia Calendario,Mes, etc.)
ItemCotizacione.cantidad). Esto permite, por ejemplo, cotizar el mismo ítem para 3 ubicaciones simplemente ajustando la cantidad del ítem.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre estado 'pendiente' y 'en_proceso'?
¿Qué diferencia hay entre estado 'pendiente' y 'en_proceso'?
pendiente es el estado inicial de una cotización recién creada que aún no ha sido enviada a revisión. en_proceso indica que la cotización ha sido enviada al flujo de aprobación y está siendo revisada por los aprobadores técnico o financiero.¿Puedo editar una cotización después de enviarla a aprobación?
¿Puedo editar una cotización después de enviarla a aprobación?
Una vez enviada a aprobación, la cotización queda bajo revisión. Si el aprobador la rechaza, vuelve al creador para correcciones antes de ser reenviada.
¿Qué significa la 'cantidad' del ítem de cotización?
¿Qué significa la 'cantidad' del ítem de cotización?
La cantidad de un
ItemCotizacione es un factor multiplicador global para ese ítem. Todos los recursos (personal, herramientas, etc.) que se agreguen a ese ítem tendrán su costo multiplicado por este valor. Esto es útil cuando el mismo servicio se presta en múltiples frentes simultáneamente.¿Cómo se genera el código de la cotización?
¿Cómo se genera el código de la cotización?
El código se genera automáticamente en el formato
EOEP-BOG-YYYYMMDD-{siguiente_id}, usando la fecha del día y el ID siguiente en la base de datos. Este código se asigna al crear la cotización y no cambia posteriormente.¿Una cotización rechazada se puede recuperar?
¿Una cotización rechazada se puede recuperar?
Sí. Cuando una cotización es rechazada, el creador puede corregirla y reenviarla al flujo de aprobación. El historial de aprobaciones y comentarios queda registrado en los campos
aprobacion1_comentarios y aprobacion2_comentarios.